ДЖОН КОРПОРАТИВ: ПРАЗДНИКИ | конференции
Помогаем организовывать комфортные конференции
Для компаний, которые решили собрать клиентов, сотрудников или специалистов отрасли. Чтобы увеличить продажи, создать репутацию, поделиться знаниями, вдохновить или принять решения.
Конгресс юристов на 800 человек
Круглый стол «Первой грузовой» на 120 человек
Презентация «Росэнерготранса» на 40 человек
Конференцию можно назвать комфортной, если участники чувствуют себя в порядке: им просторно, мягко, сытно, слышно и видно. Ничего не отвлекает их от выступлений, а после конференции они благодарят за гостеприимство. Чтобы добиться комфорта, мы:
Организуем транспорт
Организуем проживание
Кормим и поим
Продумываем навигацию
Создаем атмосферу
Помогаем с выступлениями
Оснащаем звуком и видео
Оформляем
Развлекаем
Организуем транспорт
Устраиваем перелеты участников из других городов и встречаем в аэропорту. Для перемещения по городу подбираем приличные автобусы и машины, чтобы никто не остался без мест, не сел на рваное сидение и не задохнулся от жары. Для специальных гостей нанимаем черные мерседесы с мини-баром, звукоизолирующей ширмой и водителем в фуражке. Не испугаемся списка из 300 человек разных статусов и маршрутов.
Замдиректора «Митсубиши Электрик» встречает участника форума. Чаще мы отправляем в аэропорт водителя, но особых гостей советуем сопровождать опытному менеджеру.
Сотрудники «Интерскола» едут на семинар после сокращенного рабочего дня. Везем всех разом с удобствами, чтобы никто не потерялся и не устал.
Машины дежурят возле ресторана на конференции дантистов в Греции. Гости будут разъезжаться с банкета в разное время и разными партиями. Это нормально, мы к этому готовы.
Организуем проживание
Расселяем гостей в отель подходящей звездности. Отдаем предпочтение сетевым гостиницам с заселением за три минуты, с хорошим интерьером и приличными номерами. Договариваемся о раннем заезде и позднем выезде. Подбираем отель с конференц-залом и банкетным залом, чтобы с утра иногородние гости выспались, а до конференции добрались на лифте.
Вот такой длины очереди на заселение в нормальном сетевом отеле. Справа — наш бразильский гость с переводчицей. Они только подошли, но на следующем кадре их уже не будет.
В этом отеле всё в одном месте: конференц-зал, ресторан и развлечения. Это удобно и экономично.
Появились вопросы? Наш помощник Екатерина Коробейникова позвонит вам.
Или звоните сами: +7 (912) 230-31-28. Екатерина на связи по будням, с 10:00 до 19:00.
Кормим и поим
Планируем кофе-брейки так, чтобы голод и жажда не отвлекали внимание от выступлений. Решаем, что лучше провести вечером: банкет, шведский стол, коктейль, фуршет. Составляем солидное и разнообразное меню без тонны несъеденных салатов. Не поленимся распутать ребус по рассадке: «Директор по маркетингу должен сидеть по левую руку от шефа, напротив своих подчиненных, но не рядом с Мариной Алексеевной».
Кофе-брейк на форуме «Первой грузовой». В зале много маленьких столиков, чтобы участники обсудили выступления в группках по интересам. Линии раздачи длинные, поэтому очередей нет.
Печенье с логотипом на презентации «Интерскола». Бумага — сахарная, чернила — из ягодного сока.
Банкет «Гала-центра». Подача блюд европейская: гости выбирают по меню, поэтому стол не загружен закусками. Расстановка просторная, но уютная. Танцпол выделен специальным паркетом.
Продумываем навигацию
Проводим гостей по мероприятию крепкой рукой: развешиваем указатели, раздаем программки и рассадочные карты, расставляем хостесс, рассылаем смс-уведомления. Никто не отстанет и не заблудится.
Программка презентации нового цеха «Росэнерготранса». Событий много: экскурсия по цеху, обед, выступления, банкет. Без программки не разберешься.
Хостесс на открытии представительства «Митсубиши Электрик». Список рассадки продублирован на японском, чтобы рассадить японцев без переводчика.
Необычная идентификация столов на ужине «Гала-марта». Тема вечеринки — кругосветное путешествие. Вместо нумерации — названия стран.
Оснащаем звуком и видео
Расставляем звук так, чтобы на задних рядах докладчика было слышно, а передние ряды не оглохли. Если в зале нет стационарного проектора, привезем свой, с яркой лампой. Устроим онлайн-трансляцию, видео-конференцию и интерактивное голосование. Позаботимся о петличках, кликерах и теле-суфлерах.
Спикер «Декора 2017» экспрессивно жестикулирует — руки свободны от микрофона благодаря гарнитуре. Экран большой — презентацию увидят с сорокового ряда.
Мониторы-суфлеры на конференции «Первой грузовой». Докладчики следят за слайдами, не поворачиваясь к экрану.
Создаем атмосферу
Чтобы создать официозную атмосферу, садим спикеров за стол президиума, приглашаем модератора с факультета международных отношений, просим гостей приходить на ужин в вечерних платьях. Если нужна демократичная атмосфера, одеваем докладчиков в джинсы, садим всех наравне за диваны, везем на вечеринку в клуб. Неправильной атмосферы не бывает, решаем задачи, которые вы ставите: подписать контракты, прокачать имидж, вывести на открытое общение.
Участник конференции «Первой грузовой» не стесняется задавать вопросы. Демократичный тон диктуют спикеры — они выступают без трибуны и рассказывают о проблемах компании без прикрывательства.
Менеджеры «Интерскола» работают с возражениями слушателей во время перекура.
Памятное фото участников круглого стола «Первой грузовой». Простой ход, чтобы настроить гостей на дружеский лад.
Президент «Гала-центра» поливает гостей шампанским. Дерзкий перфоманс для дерзкой компании.
Помогаем с выступлениями
Делаем выступления спикеров убедительными: оживляем слайды, пишем шутки для спичей, нанимаем тренера по стори-теллингу, придумываем наглядные демонстрации.
Спикер «Декора 2016» объясняет, как работает бизнес Ричарда Брэнсона. На слайде — демонстрация эксцентричной модели развития «Вёрджина».
Директор «Интерскола» сравнивает три варианта развития компании. Иногда живой рисунок доносит идею лучше презентации от дизайнера.
Консультант «Шанель» проводит аналогию между парфюмом и автоматом. Наглядная демонстрация работает убедительнее диаграмм.
Оформляем
Брендируем всё, с чем столкнутся гости конференции: стол президиума, навигационные указатели, униформу официантов, планшет ведущего, печеньки на кофе-брейке. Гости запомнят визуальный облик вашей компании. Обустраиваем продуктовые экспозиции, зоны фотосессии, переговорки, экскурсии по цеху. Раскрашиваем банкетный зал в корпоративные цвета с помощью мебели, столового белья и посуды. Выдерживаем солидный тон, обходимся без свадебщины.
Зона спикеров на презентации «Росэнерготранса». Вертикальные поверхности покрыты корпоративной графикой, чтобы завтрашние пресс-релизы рекламировали завод.
Пресс-волл на церемонии вручения корпоративных наград «Гала-центра».
Ужин в честь лучших сотрудников «Гала-марта». Фирменными цветами события раскрашено всё: стены, двери, кулисы, столы, стулья, тарелки и бантики на подарочных дудках.
Развлекаем
Устраиваем экскурсии по городу, сближающие тренинги и вечеринки. Для этого нанимаем бодрых экскурсоводов, тренеров с серьезным психотерапевтическим образованием и нормальных ведущих без свадебных конкурсов.
Сотрудники «Исетской строительной компании» расслабляются между рабочими сессиями. Вываляться в песке не страшно, если на тебе пиратские костюмы.
Выход директора на банкете оптовиков. Гостей впечатлит обычный шоу-балет, если использовать его нешаблонно.
«Гала-центр» вручает лучшим сотрудникам 1000 долларов на отпуск. Метровые сертификаты видно каждому из 300 гостей церемонии.
Клубная вечеринка после ужина. На танцполе будет ар-энд-би, в курилке — переговоры.
Сколько это стоит
Мы организовывали конференции от 300 тысяч до 20 миллионов рублей. По нашему опыту, больше всего на бюджет влияет число участников и уровень мероприятия. Чтобы посчитать смету для вас, нужно обсудить задачи.

Наша цель — помочь вам потратить деньги с пользой. Чтобы не переборщить с люксовостью и не увлечься креативом, мы применяем особую технику: представляем, что расходуем свои деньги. Слабые позиции не выживают в смете — каждая должна бить в задачи и приносить пропорциональную пользу.

Мы не станем нанимать лимузины, если этого не требует уровень гостей. И не будем приглашать Лепса лишь бы освоить бюджет. Наоборот, постараемся оптимизировать меню и договориться о сниженной цене на номера за групповой заезд.
Какой порядок работы
Работа построена так: вы рассказываете о задачах — мы придумываем решение, дальше согласуем идею и смету, подписываем договор, готовимся, проводим мероприятие, анализируем результаты.

Разбираемся в задачах. Начинаем со встречи: задаем много вопросов о том, чего вы хотите добиться. Например: получить новых клиентов, создать репутацию лидера, научить представителей продавать новый продукт, замотивировать сотрудников, убедить партнеров вложить деньги. Чем лучше мы понимаем ваш бизнес, тем лучше поможем решить задачи. Если нужно, проводим несколько встреч. Потом уходим придумывать решение и считать смету.

Придумываем решение. Это занимает 3-4 дня. Результат — презентация идеи и смета. В презентации — название и слоган мероприятия, регламент, варианты места проведения, темы и форматы ключевых событий. В смете — предварительные траты на транспорт, проживание, питание, навигацию, техоснащение, оформление, развлечения. Как решение готово, назначаем встречу для согласования придуманного.

Согласуем идею и смету. Добавляем, режем, уточняем. Иногда в процессе выясняем, что мы неправильно поняли задачу. Это нормально, уходим перепридумывать и пересчитывать. Работаем, пока не добьемся полного понимания.

Подписываем договор. Фиксируем идею, смету, сроки выполнения работ, порядок оплаты, нормы компенсаций на случай невыполнения обязательств. Согласуем договор с вашими юристами, подписываем и приступаем к подготовке.

Готовимся. Проектируем и организуем. Рисуем эскизы, составляем меню, нанимаем транспорт, изготавливаем навигацию, планируем оснащение, готовим выступления. На подготовку закладываем не меньше 2-3 недель. За неделю до конференции — полная готовность.

Проводим мероприятие. Если оснащение и декорации сложные, назначаем монтаж в предыдущий день до мероприятия. На самой конференции всем управляют наши координаторы. Чаще всего их двое или трое. Один отвечает за проживание, питание и навигацию. Второй — за техоснащение и декорации. Третий — за развлечения. Вам не придется разбираться с официантами и спорить с диджеями. У нас всё под контролем.

Анализируем результаты. После мероприятия собираем отзывы участников, подсчитываем подписанные контракты, прощупываем настроение сотрудников. Делаем выводы для следующих мероприятий.

С большинством своих клиентов мы работаем регулярно. Нам нравится от года к году совершенствовать мероприятия. Чем больше мы про вас знаем, тем интереснее становится, тем задачи амбициозней, тем результаты впечатляющей.
Если хотите посоветоваться по своим задачам,
оставьте имя и телефон.
Наш помощник Екатерина Коробейникова позвонит вам.
Или звоните сами: +7 (912) 230-31-28. Екатерина на связи по будням, с 10:00 до 19:00.
Made on
Tilda